Dokumen dapat ditandatangani dalam beberapa menit, tetapi kecepatan itu tidak banyak membantu jika file yang dikirim ternyata bukan versi final. Nama perusahaan salah, lampiran tertinggal, nilai kontrak berubah, atau orang yang menandatangani belum mempunyai kewenangan.
Tanda tangan elektronik menyederhanakan proses penandatanganan. Ia tidak menggantikan review legal, pemeriksaan komersial, persetujuan anggaran, atau verifikasi kewenangan. Karena itu, alur sebelum penandatanganan sama pentingnya dengan proses tanda tangannya.
Berikut cara membangun workflow persetujuan dokumen yang lebih rapi tanpa membuat setiap kontrak melewati tahapan yang tidak perlu.
Tentukan pemilik dan jenis dokumen
Setiap kontrak perlu mempunyai pemilik proses. Orang ini memastikan pihak yang harus mereview, versi yang digunakan, batas waktu, dan status dokumen terlihat jelas.
Kelompokkan kontrak berdasarkan jenis, nilai, risiko, durasi, dan pihak terkait. Kontrak standar bernilai kecil mungkin memakai alur lebih sederhana. Perjanjian dengan kewajiban besar, data pribadi, atau ketentuan khusus membutuhkan review tambahan.
Dalam manajemen dokumen kontrak, aturan tersebut mencegah staf mengirim file langsung kepada penanda tangan hanya karena tenggat mendesak.
Pisahkan review isi dan persetujuan kewenangan
Review isi memeriksa klausul, ruang lingkup, harga, pajak, tenggat, tanggung jawab, dan risiko. Persetujuan kewenangan memastikan keputusan telah diberikan oleh orang yang tepat sesuai matriks perusahaan.
Approval kontrak digital sebaiknya mencatat siapa yang menyetujui, kapan keputusan diberikan, dan versi apa yang disetujui. Persetujuan melalui chat tanpa referensi versi mudah menimbulkan kebingungan.
Tentukan kondisi yang memerlukan legal, finance, procurement, keamanan informasi, atau manajemen. Tidak semua reviewer harus masuk ke semua kontrak.
Tetapkan satu versi final
Gunakan nomor versi atau status yang konsisten, misalnya draft, dalam review, disetujui, dan siap ditandatangani. Setelah versi final disetujui, batasi perubahan.
Jika ada revisi setelah persetujuan, kembalikan dokumen ke langkah review yang relevan. Jangan menganggap perubahan kecil selalu aman. Satu angka, tanggal, atau lampiran dapat mengubah kewajiban.
Simpan perbandingan versi bila tersedia. Audit trail dokumen perlu membantu tim menelusuri perubahan, persetujuan, pengiriman, dan penyelesaian.
Verifikasi pihak yang menandatangani
Sebelum memulai proses tanda tangan online, pastikan nama, jabatan, alamat kontak, urutan tanda tangan, dan kewenangan para pihak sudah benar.
Verifikasi identitas penanda tangan dan metode autentikasi perlu disesuaikan dengan risiko serta jenis transaksi. Untuk kebutuhan tertentu, perusahaan perlu menilai penggunaan layanan tersertifikasi dan ketentuan yang berlaku di Indonesia.
Jangan menyamakan gambar tanda tangan yang ditempel pada dokumen dengan seluruh kemampuan autentikasi, integritas, dan pembuktian yang dapat diberikan oleh layanan elektronik yang sesuai.
Pahami fungsi sertifikat elektronik
Dalam konteks tanda tangan digital Indonesia, layanan tersertifikasi menggunakan sertifikat elektronik dari penyelenggara yang diakui sesuai ketentuan. Sertifikat menghubungkan identitas dengan proses elektronik dan mendukung verifikasi.
Kekuatan hukum tidak muncul hanya karena sebuah dokumen mempunyai tampilan tanda tangan. Persyaratan mengenai identitas, kendali penanda tangan, persetujuan, serta kemampuan mendeteksi perubahan tetap perlu dipenuhi.
Perusahaan sebaiknya berkonsultasi dengan pihak legal untuk menentukan jenis layanan yang sesuai dengan dokumen dan risikonya.
Uji pengalaman penerima
Sebelum memakai software tanda tangan elektronik, jalankan simulasi dari sisi pengirim dan penerima. Periksa apakah instruksi jelas, dokumen dapat dibaca, lokasi tanda tangan tepat, autentikasi berjalan, dan salinan akhir tersedia.
Uji juga skenario penolakan, salah alamat, pergantian penanda tangan, dokumen kedaluwarsa, serta revisi setelah dikirim. Tentukan siapa yang boleh membatalkan dan mengirim ulang.
Simpan dokumen dan bukti proses
Setelah selesai, simpan dokumen final bersama bukti proses sesuai kebijakan retensi. Hak akses perlu dibatasi berdasarkan fungsi dan kebutuhan.
Catat hubungan antara kontrak, lampiran, persetujuan, dan pihak terkait. File akhir yang tersimpan tanpa konteks akan menyulitkan tim ketika ada audit, perpanjangan, atau perubahan kontrak.
Proses yang baik bukan sekadar membuat tanda tangan lebih cepat. Ia memastikan versi yang benar direview, disetujui oleh pihak berwenang, ditandatangani oleh orang yang tepat, dan dapat ditelusuri kembali.
Ingin menata review dan penandatanganan dokumen bisnis? Pelajari solusi tanda tangan elektronik Actifficient, lalu hubungi tim Actifficient untuk membahas jenis dokumen, jumlah pengguna, kebutuhan autentikasi, dan alur persetujuan.