Tanda Tangan Elektronik
Kirim dokumen untuk proses tanda tangan dengan metode verifikasi yang sesuai. Jenis dokumen dan persyaratan penggunaannya perlu ditinjau.
e-Signature untuk Pengelolaan Dokumen Bisnis
Tanda Tangan Elektronik
Percepat penyelesaian dokumen dengan tanda tangan elektronik dan alur approval dokumen yang lebih tertata. Solusi e-signature membantu pengiriman, penandatanganan, serta pemantauan status tanpa menunggu perpindahan berkas fisik. Pilihan tanda tangan digital, e-Meterai, dan penandatanganan massal disesuaikan dengan jenis dokumen serta kebutuhan perusahaan.
Pendekatan Kami
Atur persetujuan dan penandatanganan lintas lokasi
Proses cetak, kirim, tanda tangan, dan scan sering membuat dokumen tertahan saat pihak yang terlibat berada di lokasi berbeda. e-Signature membantu mengatur urutan persetujuan, mengirim dokumen, dan menyimpan jejak aktivitas dalam satu alur. Jenis tanda tangan, verifikasi identitas, serta kebutuhan e-Meterai disesuaikan dengan dokumen dan persyaratan organisasi.
Fitur Utama
Tanda tangan elektronik, approval dokumen, dan e-Meterai
Cakupan fitur, integrasi, dan layanan disesuaikan dengan paket serta kebutuhan implementasi.
Alur Approval
Atur pihak yang memeriksa dan menyetujui dokumen sebelum atau dalam proses penandatanganan.
Status & Jejak Aktivitas
Pantau proses dokumen dan catatan aktivitas yang tersedia untuk membantu peninjauan internal.
Template & Custom Fields
Gunakan format berulang dan isian yang dapat disesuaikan untuk dokumen yang sering diproses.
Bulk Signing & e-Meterai
Pilihan layanan untuk kebutuhan banyak dokumen serta pembubuhan e-Meterai. Kuota dan biaya mengikuti paket.
Integrasi API
Hubungkan proses dokumen dengan aplikasi internal melalui API yang tersedia. Pengembangan dan pengujian integrasi memerlukan ruang lingkup tersendiri.
Contoh Penggunaan
Penerapan dalam proses bisnis sehari-hari
Skenario berikut menggambarkan kebutuhan dan potensi manfaat penerapan. Hasil aktual mengikuti kondisi serta implementasi masing-masing bisnis.
Perusahaan dengan Banyak Kontrak Klien
Tantangan
Dokumen tertahan karena pihak yang harus meninjau dan menandatangani berada di lokasi berbeda.
Penerapan Solusi
Atur alur persetujuan dan tanda tangan, pantau status, serta simpan dokumen final sesuai prosedur organisasi.
Manfaat yang Dituju
Status penandatanganan lebih mudah dipantau dan dokumen final tersimpan dalam satu alur.
HR & Rekrutmen
Tantangan
Onboarding karyawan baru terhambat karena perjanjian kerja, NDA, dan dokumen HR lainnya harus ditandatangani fisik. Karyawan remote atau di kota berbeda membuat prosesnya semakin lambat.
Penerapan Solusi
Pilih dokumen onboarding yang sesuai untuk e-signature dan atur identitas serta urutan pihak yang menandatangani.
Manfaat yang Dituju
Proses administrasi onboarding dapat diselesaikan dari lokasi yang berbeda.
Persetujuan Dokumen Operasional
Tantangan
Dokumen internal berpindah melalui email tanpa status persetujuan yang jelas.
Penerapan Solusi
Tetapkan pihak yang menyetujui, urutan review, serta tempat penyimpanan dokumen final.
Manfaat yang Dituju
Proses persetujuan lebih mudah ditelusuri oleh tim.
Panduan Pemilihan
Selesaikan dokumen dengan alur penandatanganan yang jelas
Pilih solusi berdasarkan jenis dokumen, pihak yang terlibat, volume penggunaan, dan verifikasi yang diperlukan. Kemudahan pengiriman perlu diikuti proses yang dapat ditelusuri.
Pengiriman dan approval dokumen
Tentukan pihak yang meninjau, menyetujui, dan menandatangani beserta urutannya. Pemantauan status membantu tim mengetahui dokumen yang sudah selesai dan dokumen yang masih membutuhkan tindak lanjut.
Tanda tangan digital dan e-Meterai
Tinjau metode tanda tangan, persyaratan verifikasi identitas, dan kebutuhan e-Meterai untuk dokumen yang digunakan. Kuota serta layanan tambahan perlu dicocokkan dengan paket dan kebutuhan perusahaan.
Bulk signing dan integrasi proses
Untuk dokumen berulang dalam jumlah besar, evaluasi bulk signing. Jika alur dimulai dari aplikasi internal, bahas API tanda tangan yang tersedia beserta kebutuhan pengembangan dan pengujiannya.
Pertanyaan Umum
Hal yang perlu Anda ketahui
Apa yang perlu diperiksa untuk penggunaan e-signature?
Jenis dokumen, identitas penandatangan, metode verifikasi, serta persyaratan tanda tangan perlu ditinjau sebelum penerapan. Tidak semua dokumen memiliki persyaratan yang sama; koordinasikan kebutuhan khusus dengan penanggung jawab legal.
Apakah tersedia e-Meterai?
Kebutuhan pembelian, pembubuhan, dan validasi e-Meterai dapat dibahas saat pemilihan layanan. Ketersediaan integrasi dan kuota mengikuti penyedia serta paket yang digunakan.
Apakah mendukung penandatanganan massal?
Kebutuhan bulk signing dapat dibahas untuk proses dengan banyak dokumen. Batas jumlah, jenis file, serta alur persetujuannya mengikuti platform dan paket.
Apakah platform e-Sign bisa diintegrasikan ke sistem internal perusahaan?
Ya. Tersedia Open API, API e-Signature, dan API e-Meterai yang memungkinkan integrasi ke sistem ERP, HRIS, atau aplikasi internal perusahaan. Tim developer dapat mengintegrasikan layanan tanda tangan digital ke dalam workflow yang sudah berjalan.
Bagaimana menilai penghematan dari e-signature?
Bandingkan biaya cetak, pengiriman, penyimpanan, dan waktu koordinasi pada proses saat ini. Manfaat bergantung pada volume serta jenis dokumen, bukan persentase penghematan yang pasti.
Apakah alurnya bisa melibatkan WhatsApp?
Sampaikan kebutuhan pengiriman tautan atau penandatanganan melalui WhatsApp saat demo. Dukungan kanal, autentikasi, dan pengalaman pihak eksternal perlu dikonfirmasi pada platform yang dipilih.
Apa yang perlu dibandingkan saat memilih aplikasi tanda tangan elektronik?
Bandingkan metode verifikasi, alur persetujuan, jumlah pengguna, kuota dokumen, jejak aktivitas, dan kebutuhan integrasi. Untuk dokumen tertentu, tinjau jenis tanda tangan serta persyaratan penggunaannya bersama penanggung jawab dokumen perusahaan.
Apakah e-Meterai dan bulk signing termasuk dalam paket e-signature?
Ketersediaan, kuota, serta biaya e-Meterai dan bulk signing mengikuti paket yang dipilih. Siapkan perkiraan jumlah dokumen dan penandatangan agar penawaran dapat dihitung sesuai penggunaan, termasuk bila dibutuhkan integrasi API tanda tangan.
Langkah Berikutnya
Diskusikan kebutuhan Tanda Tangan Elektronik
Sesuaikan jenis tanda tangan, verifikasi identitas, dan alur dokumen dengan kebutuhan organisasi serta persyaratan yang berlaku untuk dokumen tersebut.