Penjualan naik dan laporan menunjukkan laba, tetapi saldo bank justru menipis. Saat gaji, sewa, dan tagihan pemasok jatuh tempo, pemilik bisnis mulai bertanya ke mana uangnya pergi.
Kondisi bisnis untung tapi kas seret tidak selalu berarti laporan salah. Laba dan kas menjawab pertanyaan yang berbeda. Laba menunjukkan hasil pendapatan dikurangi beban dalam suatu periode, sedangkan kas menunjukkan uang yang benar benar masuk dan keluar.
Memahami perbedaan laba dan arus kas membantu pemilik usaha melihat masalah lebih awal. Bisnis dapat terlihat sehat di laporan laba rugi, tetapi tetap kesulitan membayar kewajiban jika sebagian besar penjualan belum diterima atau uang tertahan di persediaan.
Penjualan belum tentu langsung menjadi kas
Ketika perusahaan menjual secara kredit, pendapatan dapat dicatat lebih dahulu sementara pembayaran baru diterima beberapa minggu kemudian. Selama pelanggan belum membayar, angka tersebut berada dalam piutang.
Daftar invoice belum dibayar perlu ditinjau berdasarkan tanggal jatuh tempo, pelanggan, nilai, dan status tindak lanjut. Penjualan yang besar tidak membantu likuiditas jika umur piutangnya terus bertambah.
Proses pencatatan piutang usaha yang rapi membuat tim mengetahui tagihan mana yang belum jatuh tempo, terlambat, diperselisihkan, atau sudah dibayar tetapi belum dicocokkan. Informasi ini penting untuk memperkirakan kas yang realistis.
Persediaan dapat menyerap uang
Stok merupakan aset, tetapi pembeliannya menggunakan kas. Bisnis yang menambah persediaan terlalu cepat dapat mengalami tekanan kas meskipun barang tersebut nantinya terjual.
Periksa produk yang bergerak lambat, pembelian minimum dari pemasok, stok pengaman, dan barang yang sering diretur. Jangan hanya melihat total nilai persediaan. Lihat berapa lama uang tertahan sebelum kembali menjadi penjualan dan kas.
Hubungkan data pembelian, penjualan, dan stok jika integrasi tersedia. Dengan begitu, keputusan pembelian tidak hanya didasarkan pada perasaan takut kehabisan barang.
Pembayaran utang mempunyai jadwal berbeda
Perusahaan mungkin menerima pembayaran pelanggan dalam 45 hari tetapi harus membayar pemasok dalam 14 hari. Perbedaan waktu tersebut menciptakan kebutuhan kas meskipun margin penjualan positif.
Dalam pengelolaan cash flow, catat jadwal pembayaran utang, cicilan, pajak, sewa, gaji, dan pengeluaran berkala. Bandingkan dengan perkiraan penerimaan, bukan hanya nilai penjualan.
Pengeluaran untuk aset, pembayaran pokok pinjaman, dan penarikan pemilik juga dapat mengurangi kas tanpa seluruhnya muncul sebagai beban pada laporan laba rugi periode yang sama. Karena itu, laporan laba rugi tidak boleh dibaca sendirian.
Gunakan laporan arus kas untuk melihat pergerakan uang
Laporan arus kas mengelompokkan pergerakan kas dari aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan. Laporan ini membantu menjelaskan mengapa saldo berubah meskipun perusahaan mencatat laba.
Arus kas operasi yang terus negatif perlu ditelusuri. Penyebabnya dapat berupa piutang yang lambat, persediaan bertambah, pembayaran pemasok, atau biaya yang meningkat. Satu bulan belum tentu menunjukkan tren, jadi bandingkan beberapa periode.
Pastikan semua rekening bank, kas kecil, pembayaran digital, dan transaksi penting tercatat. Laporan tidak akan memberikan gambaran lengkap jika sumber datanya tertinggal.
Cara software membantu, dan apa yang tetap harus diperiksa
Software akuntansi online dapat menyatukan invoice, status pembayaran, pembukuan, rekonsiliasi bank, serta laporan keuangan sesuai fitur dan integrasi yang digunakan. Tim dapat meninjau informasi dari sumber yang lebih terpusat.
Melalui aplikasi akuntansi cloud, pemilik bisnis dan tim finance dapat melihat laporan dengan hak akses yang sesuai. Namun, sistem tidak memperbaiki klasifikasi akun, saldo awal, atau transaksi yang belum dimasukkan secara otomatis.
Lakukan rekonsiliasi bank secara rutin. Periksa transaksi yang belum cocok, biaya bank, pembayaran ganda, dan penerimaan yang belum dihubungkan dengan invoice. Tetapkan siapa yang memasukkan, memeriksa, dan menyetujui perubahan.
Buat perkiraan kas yang sederhana
Mulailah dengan saldo kas hari ini. Tambahkan penerimaan yang masuk akal berdasarkan umur piutang dan komitmen pelanggan. Kurangi pembayaran yang telah dijadwalkan, lalu lihat posisi kas per minggu.
Jangan memasukkan seluruh invoice sebagai penerimaan pasti. Gunakan pola pembayaran pelanggan dan tandai asumsi yang masih belum pasti. Perbarui perkiraan ketika ada informasi baru.
Kebiasaan ini membuat monitoring keuangan bisnis lebih berguna untuk keputusan, misalnya kapan membeli stok, menunda pengeluaran, mempercepat penagihan, atau menegosiasikan waktu pembayaran pemasok.
Laba tetap penting, tetapi bisnis membayar kewajiban dengan kas. Membaca keduanya bersama memberi gambaran yang lebih jujur mengenai kesehatan operasional.
Ingin merapikan invoice, pembukuan, piutang, rekonsiliasi bank, dan laporan keuangan? Pelajari solusi software akuntansi online Actifficient, lalu hubungi tim Actifficient untuk membahas alur transaksi, jumlah pengguna, cabang, dan kebutuhan integrasi.