Karyawan merasa sudah mengirim bukti melalui chat, atasan mengira pengajuan masih di finance, dan finance menunggu informasi biaya yang belum lengkap. Ketika pembayaran terlambat, semua pihak merasa sudah melakukan bagiannya.
Masalah proses reimbursement sering dimulai jauh sebelum finance memproses pembayaran. Kebijakan tidak jelas, bukti tersebar, kategori biaya berbeda, dan status pengajuan tidak terlihat.
Sistem expense management dapat membantu menghubungkan pengajuan, pemeriksaan, persetujuan, dan pembayaran. Namun, bisnis tetap perlu menentukan aturan serta tanggung jawab setiap pihak.
Tulis kebijakan yang dapat dipahami
Kebijakan reimbursement sebaiknya menjelaskan biaya yang boleh diganti, batas nilai, dokumen yang diperlukan, tenggat pengajuan, kurs, pajak, dan kondisi pengecualian.
Hindari kalimat yang terlalu umum seperti “biaya wajar akan diganti”. Berikan contoh sesuai kebutuhan perusahaan, misalnya perjalanan, transportasi lokal, konsumsi rapat, akomodasi, dan pembelian mendesak.
Sampaikan kebijakan sebelum karyawan mengeluarkan biaya. Aturan yang baru dijelaskan setelah pengajuan akan menimbulkan perdebatan.
Gunakan satu jalur pengajuan
Jika bukti masuk melalui chat, email, dan kertas, tim sulit mengetahui apakah pengajuan sudah lengkap. Gunakan satu formulir atau aplikasi reimbursement karyawan sebagai sumber utama.
Minta informasi yang benar benar diperlukan, seperti tanggal, kategori, tujuan bisnis, proyek, pusat biaya, metode pembayaran, nilai, dan bukti. Jangan membuat karyawan mengisi data yang sama di beberapa tempat.
Nomor pengajuan membantu semua pihak membicarakan transaksi yang sama tanpa mencari ulang percakapan.
Unggah bukti sejak awal
Bukti transaksi digital perlu terhubung dengan baris pengeluaran yang tepat. Foto harus terbaca dan memperlihatkan tanggal, penjual, rincian, serta nilai.
Tentukan aturan untuk bukti yang hilang, transaksi tanpa struk, dan pembelian dengan satu bukti untuk beberapa peserta. Pengecualian sebaiknya membutuhkan alasan dan persetujuan yang sesuai.
Pemeriksaan otomatis dapat membantu menemukan kolom kosong atau ketidaksesuaian aturan. Hasilnya tetap perlu dinilai ketika konteks tidak lengkap.
Atur approval berdasarkan risiko
Approval pengeluaran karyawan tidak harus sama untuk setiap nilai dan kategori. Pengeluaran rutin bernilai kecil dapat memakai jalur sederhana. Nilai besar, kategori tertentu, atau proyek khusus mungkin memerlukan atasan, pemilik anggaran, dan finance.
Hindari terlalu banyak lapisan tanpa alasan. Setiap approver perlu memahami apa yang harus diperiksa. Atasan dapat menilai tujuan bisnis dan anggaran, sementara finance memeriksa bukti, kategori, pajak, dan kelengkapan.
Dalam workflow expense claim, tentukan batas waktu review dan pengganti approver ketika seseorang cuti.
Kembalikan pengajuan dengan alasan spesifik
Jika pengajuan belum lengkap, kembalikan dengan komentar yang jelas. Tuliskan baris mana yang perlu diperbaiki dan informasi apa yang kurang.
Status seperti draft, diajukan, menunggu persetujuan, perlu koreksi, disetujui, dan dibayar membantu karyawan memahami posisi pengajuan.
Riwayat perubahan perlu tersimpan. Ketika nilai atau kategori berubah, approver berikutnya harus melihat informasi terbaru.
Pisahkan persetujuan dan pembayaran
Pengajuan disetujui belum tentu langsung dibayar. Jelaskan jadwal penggantian biaya karyawan, metode pembayaran, dan tanggal cut off.
Finance perlu menerima daftar pengajuan yang sudah final. Setelah pembayaran, nomor referensi dan tanggal dapat dicatat agar status tidak berhenti di “disetujui”.
Rekonsiliasi dengan bank atau sistem akuntansi membantu memastikan pembayaran tercatat pada pihak dan akun yang sesuai.
Gunakan laporan untuk memperbaiki kebijakan
Laporan pengeluaran karyawan dapat menunjukkan biaya per kategori, divisi, proyek, periode, dan status. Gunakan informasi tersebut untuk anggaran dan perbaikan proses, bukan hanya mencari siapa yang paling banyak mengajukan.
Tinjau pengajuan yang sering dikembalikan, approval yang lama, kategori yang membingungkan, dan pengecualian yang berulang. Masalah tersebut dapat menunjukkan kebijakan atau formulir yang perlu diperbaiki.
Kontrol biaya operasional akan lebih efektif jika aturan mudah dipahami, bukti terhubung, approval sesuai risiko, dan status dapat dilihat.
Reimbursement yang cepat bukan berarti melewati pemeriksaan. Proses yang baik mengurangi pekerjaan ulang sehingga pemeriksaan dapat dilakukan lebih terarah.
Ingin menata pengajuan, approval, bukti, dan pelaporan pengeluaran? Pelajari solusi expense management Actifficient, lalu hubungi tim Actifficient untuk membahas kebijakan, struktur approver, jumlah karyawan, dan kebutuhan integrasi.