Awal bulan sering menjadi periode paling sibuk bagi tim finance. Invoice yang belum masuk dikejar, transaksi bank belum cocok, biaya dari cabang datang terlambat, dan manajemen sudah meminta laporan. Masalah ini biasanya bukan karena tim kurang bekerja keras. Prosesnya belum memiliki urutan, batas waktu, dan pemilik yang jelas.
Closing buku bulanan membantu perusahaan menyelesaikan catatan satu periode sebelum laporan digunakan untuk keputusan. Proses ini mencakup memastikan transaksi lengkap, melakukan rekonsiliasi, mencatat penyesuaian, meninjau saldo, dan menghasilkan laporan yang sudah diperiksa.
Susun kalender sebelum bulan berakhir
Jangan menunggu tanggal satu untuk membahas closing. Buat kalender yang menunjukkan batas pengumpulan dokumen, penguncian transaksi, rekonsiliasi, penyesuaian akuntansi, review, dan penerbitan laporan. Tentukan pemilik setiap tugas dan siapa yang mengambil alih ketika orang tersebut tidak tersedia.
Sebuah checklist closing accounting sebaiknya dibagi menjadi persiapan, pelaksanaan, dan review. Persiapan mencakup mengejar dokumen serta menyelesaikan transaksi rutin. Pelaksanaan mencakup rekonsiliasi dan penyesuaian. Review mencakup pemeriksaan kewajaran, persetujuan, dan distribusi laporan.
Lengkapi transaksi sebelum melakukan rekonsiliasi
Pastikan penjualan, pembelian, pengeluaran, penerimaan, pembayaran, payroll, biaya bank, dan transaksi antarunit sudah masuk pada periode yang benar. Pencatatan transaksi bisnis yang tertinggal akan membuat rekonsiliasi tampak bermasalah, padahal sumbernya adalah dokumen yang belum dicatat.
Gunakan daftar transaksi berulang agar biaya sewa, langganan, penyusutan, dan kewajiban rutin tidak terlewat. Untuk transaksi yang belum memiliki dokumen lengkap, tentukan prosedur yang sesuai dengan kebijakan akuntansi perusahaan dan minta penilaian akuntan bila diperlukan.
Rekonsiliasi rekening dan kas
Rekonsiliasi bank membandingkan catatan pembukuan dengan mutasi bank. Periksa penerimaan yang belum dialokasikan, pembayaran yang belum tercatat, biaya bank, transaksi ganda, cek beredar, dan perbedaan tanggal. Setiap selisih perlu mempunyai penjelasan dan tindak lanjut.
Jangan melupakan kas kecil, kartu perusahaan, dompet pembayaran, dan rekening lain yang digunakan untuk operasional. Saldo kecil pun dapat menyimpan transaksi lama yang terus terbawa ke periode berikutnya jika tidak ditinjau.
Cocokkan piutang dan utang dengan dokumen pendukung
Rekonsiliasi piutang membandingkan saldo pelanggan dengan invoice, pembayaran, kredit, retur, dan koreksi. Tinjau invoice lama, pembayaran yang belum dipasangkan, serta saldo negatif yang membutuhkan penjelasan. Daftar umur piutang membantu tim memilih akun yang perlu ditindaklanjuti.
Lakukan pemeriksaan serupa untuk utang pemasok. Cocokkan saldo dengan invoice, pembayaran, nota kredit, dan pernyataan pemasok bila tersedia. Pisahkan perbedaan waktu dari kesalahan pencatatan agar tindakan koreksi tepat.
Catat penyesuaian dengan bukti dan persetujuan
Pencatatan penyesuaian akuntansi dapat diperlukan untuk akrual, biaya dibayar di muka, penyusutan, alokasi, koreksi klasifikasi, atau transaksi lain sesuai kebijakan akuntansi. Setiap penyesuaian perlu mempunyai penjelasan, perhitungan, dokumen pendukung, pembuat, dan pemberi persetujuan.
Hindari menggunakan penyesuaian sebagai jalan pintas untuk menutup selisih yang belum dipahami. Jika akar masalah belum ditemukan, catat sebagai item terbuka dan tentukan penanggung jawab. Koreksi yang dibuat tanpa penjelasan dapat memunculkan masalah baru pada bulan berikutnya.
Review saldo dan perubahan yang tidak biasa
Setelah rekonsiliasi dan penyesuaian selesai, tinjau neraca saldo. Bandingkan dengan bulan sebelumnya, anggaran, dan pola bisnis. Cari saldo yang seharusnya nol, perubahan besar, akun negatif yang tidak biasa, serta transaksi bernilai tinggi menjelang akhir periode.
Review bukan sekadar mencari salah angka. Tim perlu menilai apakah hasilnya masuk akal secara bisnis. Jika penjualan naik tetapi biaya pengiriman tidak berubah, mungkin ada transaksi yang belum masuk atau klasifikasi yang perlu diperiksa.
Terbitkan laporan setelah statusnya jelas
Laporan keuangan bulanan dapat mencakup laba rugi, posisi keuangan, arus kas, serta rincian pendukung sesuai kebutuhan. Cantumkan periode, tanggal pembuatan, status draft atau final, dan pihak yang meninjau. Jangan mendistribusikan beberapa versi tanpa penanda yang jelas.
Pada tahap tutup buku akhir bulan, tentukan siapa yang boleh membuka kembali periode dan dalam kondisi apa. Perubahan setelah laporan final perlu dicatat agar pengguna mengetahui apakah angka yang mereka baca masih sama dengan versi terbaru.
Gunakan software untuk konsistensi dan jejak perubahan
Software akuntansi online dapat mendukung invoice, pencatatan, rekonsiliasi, laporan, serta akses pengguna sesuai fitur dan konfigurasi. Sistem yang tepat juga membantu membangun audit trail akuntansi, misalnya riwayat transaksi dan perubahan yang dapat ditinjau oleh pengguna berwenang.
Teknologi tidak memperbaiki akun yang salah, dokumen yang tidak masuk, atau tanggung jawab yang tidak jelas dengan sendirinya. Uji sistem menggunakan alur aktual perusahaan, termasuk transaksi cabang, approval, integrasi bank, koreksi periode, dan ekspor data.
Kebiasaan closing yang konsisten membuat masalah terlihat lebih cepat dan mengurangi pekerjaan menumpuk pada akhir tahun. Mulailah dari checklist sederhana, ukur waktu setiap tahap, lalu perbaiki bagian yang paling sering terlambat.
Lihat portofolio solusi akuntansi dan operasional Actifficient untuk membahas kebutuhan pencatatan, rekonsiliasi, akses, dan laporan. Jika bisnis Anda ingin merapikan alur closing sebelum memilih atau mengonfigurasi sistem, hubungi Actifficient untuk konsultasi. Siapkan contoh kalender, sumber transaksi, dan laporan yang digunakan agar penilaian awal lebih konkret.