File perusahaan sudah tersimpan di cloud. Karyawan dapat membukanya dari laptop yang berbeda, perubahan muncul hampir seketika, dan dokumen tidak lagi bergantung pada satu komputer kantor. Situasi ini sering menimbulkan kesimpulan bahwa data otomatis sudah aman dan tidak membutuhkan perlindungan tambahan.
Masalahnya, sinkronisasi dan backup mempunyai tujuan berbeda. Sinkronisasi menjaga agar perubahan file tersedia di beberapa perangkat atau lokasi. Backup membuat salinan yang dapat digunakan ketika data asli rusak, terhapus, terenkripsi, atau tidak lagi tersedia.
Memahami perbedaan backup dan sinkronisasi membantu perusahaan menghindari rasa aman yang keliru. Cloud memang dapat meningkatkan akses dan kolaborasi, tetapi kemudahan tersebut belum tentu menjawab kebutuhan pemulihan ketika terjadi kesalahan manusia, serangan siber, atau gangguan sistem.
Sinkronisasi mengikuti perubahan pada file
Bayangkan seorang karyawan menghapus folder penting karena mengira isinya sudah tidak digunakan. Jika layanan melakukan sinkronisasi, penghapusan tersebut dapat ikut tercermin pada perangkat atau pengguna lain. Hal yang sama dapat terjadi ketika file rusak atau berubah menjadi versi yang salah.
Beberapa layanan menyediakan recycle bin atau riwayat versi. Fitur ini berguna, tetapi masa penyimpanan, cakupan, dan cara pemulihannya bergantung pada kebijakan layanan serta konfigurasi organisasi. Perusahaan tidak sebaiknya menganggap fitur tersebut sama dengan backup data bisnis yang dirancang sesuai kebutuhan pemulihan.
Sinkronisasi tetap bermanfaat untuk pekerjaan sehari hari. Tim dapat mengakses dokumen terbaru dan berkolaborasi tanpa mengirim banyak salinan. Namun, perlindungan data perusahaan memerlukan salinan terpisah dengan kebijakan penyimpanan, akses, dan retensi yang jelas.
Backup dibuat untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan
Backup menyimpan salinan data pada waktu tertentu agar informasi dapat dipulihkan. Ketika file asli hilang atau tidak dapat digunakan, tim dapat mencari versi yang sesuai dari penyimpanan backup.
Solusi backup perusahaan biasanya memberi pilihan jadwal, retensi, lokasi penyimpanan, dan cakupan data. Organisasi dapat menentukan data apa yang harus dilindungi, seberapa sering salinan dibuat, berapa lama versi lama disimpan, dan siapa yang boleh melakukan pemulihan.
Tujuannya bukan sekadar mempunyai salinan. Backup baru mempunyai nilai ketika perusahaan dapat menemukan data yang dibutuhkan dan memulihkannya dalam waktu yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Terapkan strategi backup 3 2 1 secara masuk akal
Salah satu pendekatan yang sering digunakan adalah strategi backup 3 2 1. Prinsipnya adalah menyimpan tiga salinan data, menggunakan dua jenis media penyimpanan yang berbeda, dan menempatkan satu salinan di luar lokasi utama.
Contohnya, perusahaan memiliki data kerja sebagai salinan pertama, backup pada penyimpanan lokal sebagai salinan kedua, dan backup cloud untuk perusahaan sebagai salinan ketiga yang terpisah. Rancangan sebenarnya tetap perlu menyesuaikan jenis sistem, tingkat risiko, aturan internal, dan kemampuan operasional.
Memisahkan lokasi salinan membantu ketika satu perangkat, server, atau kantor mengalami gangguan. Namun, memiliki tiga salinan tidak otomatis menjamin pemulihan. Setiap salinan perlu dipantau dan diuji.
Tentukan data apa yang benar benar penting
Tidak semua data membutuhkan target pemulihan yang sama. Database transaksi aktif mungkin harus dipulihkan lebih cepat daripada arsip materi pemasaran lama. Email pimpinan, dokumen kontrak, data pelanggan, dan konfigurasi sistem juga dapat mempunyai kebutuhan retensi berbeda.
Mulailah dengan membuat daftar sistem dan data penting. Catat pemiliknya, lokasi saat ini, frekuensi perubahan, dampak jika data hilang, dan waktu maksimal yang dapat ditoleransi sebelum layanan kembali tersedia.
Langkah ini membantu perusahaan membedakan kebutuhan backup biasa dan disaster recovery bisnis. Backup berfokus pada salinan serta pemulihan data. Disaster recovery mencakup cara mengembalikan layanan, infrastruktur, dan proses penting setelah gangguan yang lebih besar.
Data Microsoft 365 juga perlu dinilai
Perusahaan yang memakai email, OneDrive, SharePoint, dan Teams perlu memahami tanggung jawab perlindungan datanya. Kemampuan bawaan seperti retensi atau recycle bin dapat membantu pada kondisi tertentu, tetapi belum tentu memenuhi seluruh kebutuhan organisasi.
Backup Microsoft 365 dapat digunakan untuk membuat salinan terpisah atas data layanan yang dipilih, sesuai kemampuan solusi dan lisensi yang digunakan. Sebelum menerapkannya, periksa cakupan workload, pilihan retensi, lokasi penyimpanan, metode pencarian, serta proses pemulihan.
Jangan hanya bertanya apakah sistem bisa melakukan backup. Tanyakan pula apakah tim dapat memulihkan satu email, satu file, satu folder, atau data pengguna tertentu tanpa proses yang membingungkan.
Backup juga harus dilindungi dari serangan
Serangan ransomware dapat menargetkan data kerja dan salinan yang masih mudah dijangkau. Karena itu, akses ke backup perlu dibatasi. Gunakan akun dengan kewenangan yang sesuai, aktifkan autentikasi yang tersedia, dan hindari memberikan hak penghapusan kepada terlalu banyak pengguna.
Rancangan Acronis backup dapat mencakup pilihan penyimpanan lokal, cloud, maupun kombinasi keduanya, bergantung pada produk dan paket. Kemampuan keamanan, retensi terlindungi, serta pemulihan perlu diperiksa berdasarkan kebutuhan organisasi, bukan hanya berdasarkan daftar fitur.
Perusahaan juga perlu memantau apakah pekerjaan backup berjalan. Proses yang gagal selama berminggu minggu dapat membuat salinan terakhir jauh lebih tua daripada yang diperkirakan.
Uji pemulihan sebelum terjadi masalah
Pemulihan data bisnis tidak sebaiknya diuji pertama kali ketika perusahaan sedang menghadapi insiden. Jadwalkan simulasi untuk memulihkan beberapa file, akun, atau sistem pada lingkungan yang aman.
Catat berapa lama proses berlangsung, siapa yang memberi persetujuan, apakah versi yang dipulihkan benar, dan apakah aplikasi dapat digunakan kembali. Jika pemulihan gagal, tim masih mempunyai waktu untuk memperbaiki kebijakan, kapasitas, atau prosedur.
Uji yang rutin juga membantu memastikan pengetahuan tidak hanya dimiliki satu orang. Ketika penanggung jawab utama sedang tidak tersedia, anggota tim lain tetap memahami langkah yang harus dilakukan.
Mulai dari penilaian yang sederhana
Sebelum memilih solusi, jawab lima pertanyaan: data apa yang paling penting, di mana data tersimpan, seberapa sering berubah, berapa lama boleh hilang, dan seberapa cepat harus kembali tersedia. Jawaban ini lebih berguna daripada langsung membandingkan kapasitas penyimpanan.
Actifficient membantu perusahaan menilai kebutuhan backup, retensi, keamanan, dan pemulihan sebelum memilih solusi backup dan perlindungan data. Jika bisnis Anda ingin memastikan data cloud benar benar dapat dipulihkan ketika dibutuhkan, silakan Request Consultation.