Pernah mengalami situasi ketika seseorang meminta revisi proposal, tetapi anggota tim justru mengirim tiga versi file yang berbeda? Ada file bertuliskan final, ada yang final revisi, dan ada lagi yang katanya paling baru. Masalahnya sering bukan karena tim tidak bisa memakai komputer. Bisa jadi perusahaan belum menentukan di mana dokumen seharusnya disimpan dan siapa yang bertanggung jawab mengelolanya.
Bagi bisnis yang menggunakan Microsoft 365 untuk bisnis, dua tempat penyimpanan yang sering dijumpai adalah OneDrive dan SharePoint. Keduanya dapat menyimpan dokumen secara online, tetapi tidak berarti semua file sebaiknya ditempatkan di lokasi yang sama. Memahami perbedaan OneDrive dan SharePoint membantu perusahaan membangun cara kerja yang lebih tertata.
OneDrive cocok untuk pekerjaan yang masih menjadi tanggung jawab pribadi
Bayangkan seorang staf sales sedang menyiapkan rancangan penawaran. Ia perlu menyusun angka, memeriksa beberapa catatan, dan merapikan presentasi sebelum membagikannya kepada tim. Pada tahap ini, OneDrive untuk bisnis merupakan tempat yang sesuai untuk menyimpan dokumen kerja miliknya.
File tetap bisa dibagikan kepada rekan kerja ketika diperlukan. Namun, penyimpanan di OneDrive pada dasarnya berkaitan dengan akun pengguna. Itu sebabnya dokumen yang sudah menjadi acuan bersama untuk satu divisi sebaiknya tidak terus bergantung pada folder pribadi satu orang.
Contoh lain adalah catatan rapat yang masih dalam penyusunan, draft surat, atau perhitungan awal yang hanya akan diperiksa oleh beberapa orang. OneDrive membuat pemilik file lebih mudah mengatur kapan dokumen perlu dibagikan. Tentu saja, hak akses dan kebijakan berbagi tetap harus mengikuti aturan perusahaan.
SharePoint lebih sesuai untuk dokumen yang dimiliki dan dipakai bersama
Sekarang bayangkan proposal sudah disetujui dan menjadi template resmi tim sales. Setiap anggota harus dapat menemukan versi yang berlaku. Ketika seorang karyawan cuti, pindah divisi, atau keluar dari perusahaan, dokumen tersebut tetap diperlukan oleh tim.
Di sinilah SharePoint untuk bisnis biasanya lebih tepat. Sebuah situs tim SharePoint dapat menjadi lokasi dokumen yang tanggung jawabnya ada pada kelompok atau departemen, bukan hanya pada akun individu. Dengan begitu, penyimpanan file tim bisa dirancang berdasarkan kebutuhan kerja yang berkelanjutan.
Misalnya, tim operasional mempunyai folder untuk prosedur kerja, formulir yang telah disetujui, dan panduan internal. Tim keuangan memiliki dokumen sendiri dengan akses yang dibatasi sesuai wewenang. Struktur seperti ini membantu manajemen dokumen perusahaan karena lokasi, pengelola, dan hak akses tidak ditentukan secara sembarangan.
Bukan soal memilih salah satu, tetapi menentukan fungsi masing masing
Bisnis tidak harus meninggalkan OneDrive ketika mulai menggunakan SharePoint. Bahkan, Microsoft merekomendasikan penggunaan keduanya secara berdampingan. OneDrive cocok untuk file individu dan berbagi sesekali, sedangkan situs tim SharePoint cocok untuk dokumen yang perlu dikerjakan dan dimiliki bersama.
Sebagai contoh sederhana, seorang anggota marketing dapat menyiapkan draft materi kampanye di OneDrive. Setelah materi disetujui, versi yang digunakan seluruh tim diletakkan di pustaka dokumen SharePoint. Alur ini membuat berbagi file kerja tim lebih mudah dipahami tanpa menghilangkan ruang untuk pekerjaan pribadi.
Namun, memindahkan dokumen bukan berarti semua orang otomatis boleh membukanya. Administrator tetap perlu mengatur siapa yang bisa membaca, mengubah, atau membagikan file. Pengaturan tersebut menjadi penting terutama untuk dokumen keuangan, data pelanggan, dan informasi internal yang sensitif.
Bagaimana dengan kerja bersama di Word dan Excel?
Ketika perusahaan memakai dokumen secara aktif, hal yang dibutuhkan sering kali bukan sekadar tempat menyimpan file. Tim ingin memberi komentar, menyunting pekerjaan bersama, dan menghindari kebingungan karena banyak lampiran dengan nama berbeda.
Baik OneDrive maupun SharePoint mendukung kolaborasi dokumen online melalui aplikasi Microsoft 365 yang sesuai. Anggota tim dengan izin yang benar dapat bekerja pada dokumen yang dibagikan, sementara fitur seperti riwayat versi dapat membantu meninjau perubahan pada file. Ketersediaan dan pengalaman fiturnya dapat bergantung pada aplikasi, format file, dan konfigurasi akun yang digunakan.
Yang perlu dibenahi justru kebiasaan tim. Sepakati siapa yang membuat folder, bagaimana aturan penamaan dokumen, dan kapan draft berubah menjadi dokumen resmi. Tanpa aturan sederhana ini, penyimpanan cloud perusahaan tetap dapat menjadi tempat menumpuk file yang sulit dicari.
Tiga keputusan kecil sebelum menata file perusahaan
Pertama, tentukan kepemilikan dokumen. Jika file merupakan pekerjaan pribadi yang belum menjadi acuan tim, simpan di OneDrive. Jika dokumen harus tetap tersedia bagi satu fungsi bisnis, pertimbangkan pustaka SharePoint yang sesuai.
Kedua, tentukan akses. Tidak semua orang membutuhkan izin edit. Beberapa karyawan cukup membaca dokumen yang sudah disahkan. Pengaturan akses dokumen karyawan sebaiknya mengikuti tanggung jawab masing masing, bukan sekadar karena semua orang berada dalam satu grup chat.
Ketiga, tinjau dokumen lama. Jangan langsung memindahkan seluruh folder tanpa memilahnya. Tandai file yang masih digunakan, dokumen yang harus disimpan sesuai kebijakan, dan salinan yang sudah tidak relevan. Langkah ini membuat proses penataan lebih bermanfaat daripada sekadar mengubah lokasi penyimpanan.
Mulai dari alur kerja yang paling sering menimbulkan kebingungan
Kalau perusahaan sering kehilangan jejak file terbaru, pilih satu proses terlebih dahulu. Misalnya proposal penjualan, template kontrak, atau laporan operasional. Tentukan apakah dokumen tersebut milik individu atau tim, lalu bangun aturan penyimpanannya.
Dengan pendekatan tersebut, OneDrive untuk bisnis dan SharePoint untuk bisnis tidak lagi terlihat sebagai dua aplikasi yang membingungkan. Keduanya menjadi bagian dari cara perusahaan mengelola dokumen dan pekerjaan bersama secara lebih konsisten.
Actifficient membantu perusahaan mengevaluasi kebutuhan Microsoft 365 untuk bisnis, termasuk pilihan lisensi dan pola penyimpanan dokumen yang sesuai dengan aktivitas tim. Lihat solusi Actifficient dan pilih Request Consultation melalui halaman Hubungi Kami untuk mendiskusikan kebutuhan perusahaan Anda.