Seorang karyawan melakukan perjalanan dinas selama tiga hari. Ia membayar hotel menggunakan kartu pribadi, menerima uang makan harian, dan memakai kendaraan sendiri menuju lokasi pelanggan. Ketika laporan diajukan, atasan dan finance berbeda pendapat tentang bukti yang diperlukan serta cara menghitung penggantiannya.
Kebingungan dalam reimbursement perjalanan dinas biasanya muncul ketika perusahaan memakai beberapa metode tanpa menjelaskan batasnya. Biaya aktual, per diem, dan penggantian kilometer memiliki dasar perhitungan yang berbeda. Kebijakan perlu menentukan kapan masing masing metode digunakan dan apakah boleh digabungkan.
Reimbursement aktual mengikuti biaya yang benar benar terjadi
Pada reimbursement biaya aktual, karyawan mengajukan nilai yang benar benar dibayar untuk keperluan bisnis. Contohnya hotel, transportasi umum, parkir, atau biaya lain yang disetujui. Pengajuan biasanya membutuhkan bukti transaksi, tanggal, tujuan bisnis, kategori, dan informasi pendukung sesuai kebijakan.
Perusahaan perlu menetapkan batas harga, jenis biaya yang dapat diganti, aturan kurs, serta kondisi ketika bukti hilang. Jangan membuat pengecualian berdasarkan kebiasaan lisan. Aturan tertulis membantu karyawan memahami apa yang harus disimpan sebelum perjalanan dimulai.
Per diem memakai nilai harian yang sudah ditentukan
Kebijakan per diem memberikan nilai harian berdasarkan tujuan dan jenis kebutuhan tertentu. Metode ini sering dipakai untuk makan, kebutuhan insidental, atau komponen perjalanan lain yang telah ditetapkan perusahaan. Besarnya dapat berbeda menurut kota, negara, durasi, atau tingkat jabatan sesuai kebijakan.
Dengan uang harian perjalanan dinas, karyawan tidak menghitung setiap pembelian kecil sebagai klaim terpisah ketika aturan memang tidak mewajibkannya. Namun, perusahaan tetap perlu menentukan hari keberangkatan, hari kepulangan, perjalanan sebagian hari, makanan yang sudah disediakan, dan perlakuan terhadap pembatalan.
Klaim kilometer berbeda dari struk bahan bakar
Ketika karyawan memakai kendaraan pribadi untuk perjalanan bisnis, perusahaan dapat menggunakan klaim kilometer kendaraan berdasarkan jarak dan tarif yang berlaku. Catatan umumnya mencakup tanggal, tujuan, titik awal, titik akhir, jarak, dan alasan perjalanan.
Jika perusahaan sudah mengganti biaya berdasarkan kilometer, jelaskan apakah bahan bakar, tol, dan parkir termasuk atau diajukan terpisah. Tanpa aturan ini, satu perjalanan dapat dihitung dua kali melalui metode yang berbeda. Tarif dan perlakuan pajak perlu ditinjau bersama pihak yang memahami ketentuan perusahaan serta regulasi yang berlaku.
Hindari tumpang tindih antar metode
Satu perjalanan dapat memakai beberapa metode, tetapi setiap komponen harus mempunyai batas yang jelas. Hotel dapat memakai biaya aktual, makan memakai per diem, dan kendaraan pribadi memakai jarak. Karyawan tidak seharusnya mengajukan makan aktual jika komponen yang sama sudah ditanggung melalui uang harian, kecuali ada pengecualian yang disetujui.
Kontrol biaya perjalanan dimulai dari desain kebijakan, bukan hanya pemeriksaan setelah pengajuan. Buat tabel sederhana yang menjelaskan jenis biaya, metode penggantian, bukti, batas nilai, pemberi persetujuan, dan kondisi pengecualian.
Tentukan bukti sesuai jenis klaim
Bukti perjalanan dinas tidak selalu berupa struk pembelian. Dokumen dapat mencakup surat tugas, undangan pelanggan, tiket, bukti hotel, rute perjalanan, catatan kilometer, atau persetujuan pengecualian. Bukti yang diminta harus relevan terhadap metode yang digunakan.
Hindari meminta dokumen yang sama berulang kali kepada karyawan jika data sudah tersedia pada sistem yang terhubung. Pada saat yang sama, jangan menghapus pemeriksaan penting hanya untuk mempercepat proses. Tujuannya adalah bukti yang cukup, bukan jumlah lampiran sebanyak mungkin.
Susun approval berdasarkan risiko dan nilai
Approval biaya perjalanan dapat disesuaikan dengan nilai, jenis biaya, proyek, lokasi, atau pengecualian. Pengajuan rutin dalam batas kebijakan mungkin cukup melalui atasan langsung, sedangkan nilai besar atau pelanggaran aturan memerlukan pemeriksaan tambahan.
Aturan yang terlalu banyak dapat memperlambat semua pengajuan tanpa meningkatkan kontrol. Sebaliknya, proses tanpa pemilik yang jelas membuat finance harus menebak siapa yang bertanggung jawab. Tetapkan batas waktu untuk pengajuan, persetujuan, koreksi, dan pembayaran.
Gunakan sistem untuk menerapkan kebijakan
Sebuah aplikasi reimbursement dapat menyediakan kategori, tarif per diem, tarif jarak, alur persetujuan, status pengajuan, serta pemeriksaan kebijakan sesuai kemampuan sistem. Konfigurasi perlu mengikuti aturan perusahaan dan diuji menggunakan skenario perjalanan nyata.
Dalam pengelolaan pengeluaran karyawan, laporan juga perlu memisahkan biaya berdasarkan proyek, departemen, pelanggan, atau pusat biaya. Data yang rapi membantu manajemen melihat pola tanpa menganggap setiap perbedaan sebagai pelanggaran.
Actifficient membantu bisnis mengevaluasi kebutuhan kebijakan, alur persetujuan, dan sistem pengelolaan reimbursement melalui portofolio solusi bisnis. Jika perusahaan Anda ingin merapikan tiga metode perjalanan dinas ini, hubungi Actifficient untuk konsultasi. Siapkan contoh kebijakan, tarif, jenis perjalanan, serta alur persetujuan agar kebutuhan dapat dipetakan secara praktis.