Kontrak dengan satu penanda tangan relatif mudah dipantau. Masalah mulai muncul ketika dokumen memerlukan persetujuan manajer, pemeriksaan finance, penandatanganan direktur, tindakan dari pelanggan, lalu salinan untuk pihak lain. Jika seluruh penerima dihubungi secara manual, tim mudah kehilangan jejak siapa yang sedang menunggu siapa.
Urutan penanda tangan dokumen membantu perusahaan mengatur penerima secara berurutan, paralel, atau kombinasi keduanya sesuai kebutuhan. Fitur ini tidak menggantikan review isi kontrak. Dokumen sebaiknya sudah melewati pemeriksaan dan approval internal sebelum masuk ke tahap penandatanganan.
Bedakan penerima berdasarkan tindakan
Tidak semua penerima mempunyai tugas yang sama. Ada pihak yang menyetujui, menandatangani, menerima salinan, atau hanya perlu melihat. Tentukan peran sebelum dokumen dikirim agar setiap orang mendapatkan instruksi yang tepat.
Dalam workflow tanda tangan elektronik, nama, alamat email, jabatan, urutan, dan kebutuhan autentikasi perlu diperiksa. Kesalahan satu penerima dapat menghentikan seluruh proses atau mengirim dokumen kepada pihak yang tidak tepat.
Tentukan urutan berdasarkan ketergantungan
Gunakan urutan berjenjang ketika tindakan penerima berikutnya memang bergantung pada penerima sebelumnya. Contohnya, manajer proyek menyetujui lebih dulu, kemudian pejabat perusahaan menyelesaikan penandatanganan, lalu dokumen diteruskan kepada pelanggan.
Untuk pihak yang dapat bertindak tanpa menunggu satu sama lain, alur paralel dapat dipertimbangkan bila didukung sistem. Pada dokumen multi pihak, terlalu banyak tahap berurutan dapat memperpanjang waktu tanpa menambah kontrol yang berarti. Pastikan setiap tahapan memiliki tujuan yang jelas.
Berikan nama dan instruksi yang mudah dipahami
Judul email yang hanya berisi “dokumen untuk ditandatangani” mudah terlewat. Gunakan nama dokumen, nama perusahaan, tindakan yang dibutuhkan, dan tenggat yang wajar. Hindari memasukkan informasi sensitif secara berlebihan pada subjek atau pesan.
Dalam proses kontrak digital, penerima perlu mengetahui apakah dokumen untuk diperiksa, disetujui, atau dilengkapi. Informasi yang jelas mengurangi pertanyaan dan risiko seseorang melakukan tindakan pada versi yang salah.
Gunakan pengingat dengan frekuensi yang masuk akal
Pengingat tanda tangan otomatis dapat membantu ketika dokumen masih menunggu tindakan. Atur waktu pengingat berdasarkan tingkat urgensi dan hubungan dengan penerima. Pengingat setiap hari belum tentu cocok untuk kontrak yang masih memerlukan pertimbangan internal.
Tetapkan tenggat hanya jika proses memang memiliki batas waktu. Berikan jalur bantuan ketika penerima mengalami kendala akses, autentikasi, atau koreksi data. Otomasi yang baik memudahkan tindakan, bukan sekadar menambah notifikasi.
Pantau status tanpa menebak
Status penandatanganan dokumen membantu pengirim melihat apakah dokumen sudah dikirim, dibuka, sedang menunggu penerima tertentu, selesai, ditolak, atau kedaluwarsa sesuai kemampuan platform. Gunakan status ini untuk mengarahkan tindak lanjut kepada pihak yang tepat.
Jangan mengirim salinan baru ketika dokumen lama masih aktif tanpa alasan yang jelas. Dua permintaan untuk dokumen yang sama dapat membingungkan penerima dan menghasilkan versi berbeda. Batalkan atau koreksi alur sesuai prosedur sistem.
Simpan jejak proses dan versi final
Audit trail tanda tangan dapat merekam peristiwa seperti pengiriman, pembukaan, autentikasi, tindakan penerima, dan penyelesaian sesuai kemampuan penyedia. Jejak ini membantu penelusuran proses, tetapi tidak otomatis membuktikan seluruh persyaratan hukum atau internal telah terpenuhi.
Simpan dokumen final dan bukti proses pada lokasi yang disetujui. Terapkan manajemen dokumen elektronik untuk penamaan, akses, retensi, dan pencarian. Hindari menyimpan satu satunya salinan pada kotak masuk individu.
Sesuaikan autentikasi dan kontrol dengan risikonya
Kontrak sederhana dan dokumen bernilai tinggi tidak selalu membutuhkan tingkat verifikasi yang sama. Tinjau pilihan autentikasi, identitas penerima, sertifikat, dan bukti sesuai risiko, kebijakan, serta ketentuan yang berlaku.
Software e signature mempunyai paket, metode autentikasi, jenis tanda tangan, integrasi, dan laporan yang berbeda. Lakukan uji dengan skenario nyata dan libatkan fungsi legal atau compliance saat menilai kecocokan untuk dokumen tertentu.
Hubungkan approval dan penandatanganan secara tertib
Alur persetujuan kontrak sebaiknya selesai sebelum versi final dikirim. Tentukan siapa yang boleh mengubah dokumen, siapa yang menyetujui perubahan, dan kapan file dikunci. Jika penerima meminta perubahan setelah proses dimulai, hentikan alur lama dan buat versi baru melalui prosedur yang dapat ditelusuri.
Pelajari portofolio solusi tanda tangan elektronik Actifficient untuk membahas kebutuhan urutan penerima, pengingat, autentikasi, dan penyimpanan dokumen. Jika tim Anda ingin memetakan alur multipihak sebelum memilih platform, hubungi Actifficient untuk konsultasi. Siapkan contoh jenis dokumen, peran penerima, urutan approval, dan kebutuhan bukti agar pembahasan lebih terarah.