Karyawan Keluar, Email dan File Kerja Jangan Ikut Hilang: Checklist Microsoft 365

Hari terakhir seorang karyawan sering dipenuhi serah terima pekerjaan, pengembalian perangkat, dan urusan administrasi. Dalam kesibukan itu, akun email dan file kerja mudah terlupakan. Masalah baru terlihat ketika pelanggan masih mengirim pesan ke alamat lama atau tim tidak dapat menemukan dokumen penting.

Offboarding karyawan Microsoft 365 perlu mempunyai urutan yang jelas. Tujuannya adalah menghentikan akses orang yang sudah keluar, menjaga data bisnis yang masih diperlukan, dan menyerahkan pekerjaan kepada orang yang berwenang. Menghapus akun terlalu cepat dapat menyulitkan pemulihan email dan file.

Berikut checklist karyawan resign yang dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, kebutuhan hukum, dan konfigurasi Microsoft 365 yang digunakan.

Tentukan waktu penutupan akses

HR, atasan, dan administrator perlu menyepakati tanggal serta waktu akses berakhir. Karyawan yang menyelesaikan masa pemberitahuan mungkin masih membutuhkan akun hingga jam tertentu. Untuk pengakhiran mendadak, penutupan akses dapat dilakukan lebih cepat sesuai kebijakan perusahaan.

Langkah blokir akses karyawan biasanya mencakup pemblokiran proses masuk, perubahan kredensial yang relevan, dan penghentian sesi aktif. Periksa pula akses ke aplikasi lain yang memakai identitas perusahaan.

Jangan mengandalkan perubahan kata sandi saja. Keamanan akun Microsoft 365 perlu mempertimbangkan sesi yang masih aktif, metode autentikasi, perangkat, grup, hak administratif, serta aplikasi yang pernah diberi izin.

Simpan email sebelum menghapus akun

Email lama dapat berisi komunikasi pelanggan, persetujuan, jadwal, dan konteks pekerjaan. Tentukan siapa yang boleh mengaksesnya dan untuk berapa lama. Kebutuhan operasional harus dibedakan dari kewajiban retensi atau proses hukum.

Salah satu pilihan adalah mengubah mailbox pengguna menjadi shared mailbox Microsoft 365. Microsoft menjelaskan bahwa email dan kalender yang sudah ada dapat dipertahankan ketika mailbox dikonversi. Akun lama tetap diperlukan sebagai penopang shared mailbox, sehingga administrator tidak boleh langsung menghapusnya.

Penerusan email hanya menangani pesan baru. Ia tidak otomatis memindahkan riwayat lama. Jika perusahaan membutuhkan arsip email perusahaan, tentukan metode penyimpanan, hak akses, jangka waktu, dan dasar kebijakannya sebelum lisensi atau akun diubah.

Serahkan file kepada pemilik yang tepat

File di OneDrive milik karyawan dapat berisi proposal, catatan proyek, analisis, dan dokumen kerja. Sebelum akun dihapus, tentukan file mana yang harus tetap tersedia dan siapa pemilik bisnisnya.

Transfer file OneDrive bukan berarti memberi seluruh folder kepada semua orang. Administrator atau pengguna yang ditunjuk perlu memeriksa isi, memindahkan dokumen tim ke lokasi bersama yang tepat, dan membatasi akses terhadap data pribadi atau sensitif.

Periode retensi data karyawan dipengaruhi pengaturan organisasi dan langkah yang dilakukan terhadap akun. Microsoft menyediakan pengaturan retensi OneDrive untuk pengguna yang dihapus, tetapi perusahaan tetap perlu menetapkan kebijakan sendiri berdasarkan kebutuhan bisnis dan hukum.

Pindahkan kepemilikan pekerjaan lain

Selain email dan file, periksa kalender, rapat yang masih aktif, formulir, grup, situs tim, alur persetujuan, dan aplikasi yang dimiliki karyawan. Rapat berulang dapat tetap menempati ruang atau kalender jika tidak ditangani.

Catat siapa yang mengambil alih pelanggan, proyek, dan tugas. Penerus tidak perlu menerima semua akses mantan karyawan. Berikan hak berdasarkan tanggung jawab baru dan prinsip kebutuhan.

Tinjau akun layanan bersama. Jika karyawan mengetahui kata sandi akun yang dipakai beberapa orang, ubah kredensial dan pertimbangkan cara akses yang lebih terkontrol.

Tinjau lisensi setelah data aman

Perusahaan dapat kelola lisensi Microsoft 365 setelah email, file, dan kepemilikan pekerjaan sudah ditangani. Lisensi yang dilepas dapat dialokasikan kepada pengguna lain, tetapi waktunya perlu mengikuti jenis mailbox, kebutuhan retensi, dan layanan yang masih digunakan.

Jangan melepas lisensi atau menghapus akun hanya karena ingin segera merapikan daftar pengguna. Beberapa skenario shared mailbox, penyimpanan berukuran besar, arsip, atau penahanan data dapat membutuhkan ketentuan lisensi tertentu.

Buat catatan mengenai perubahan yang dilakukan, waktu pelaksanaan, administrator, penerima data, dan persetujuan pemilik proses. Dokumentasi membantu ketika tim perlu meninjau kembali keputusan.

Jadikan offboarding sebagai alur bersama

Proses offboarding digital tidak boleh bergantung pada ingatan satu administrator. Buat formulir atau tiket yang melibatkan HR, atasan, IT, finance, legal, dan pemilik aplikasi sesuai kebutuhan.

Gunakan daftar periksa dengan status yang jelas. Pisahkan langkah sebelum hari terakhir, pada waktu penutupan akses, dan setelah serah terima. Tinjau proses secara berkala melalui sampel karyawan yang sudah keluar.

Offboarding yang rapi melindungi perusahaan tanpa membuat data penting hilang. Urutannya sederhana, hentikan akses pada waktu yang tepat, pertahankan informasi yang diperlukan, pindahkan kepemilikan, lalu rapikan akun dan lisensi.

Ingin menata akun, email bisnis, penyimpanan file, dan lisensi dengan alur yang lebih konsisten? Pelajari solusi produktivitas dan kolaborasi Actifficient, lalu hubungi tim Actifficient untuk mendiskusikan kebutuhan Microsoft 365 dan proses offboarding perusahaan.