Sebuah tim proyek mengundang konsultan eksternal ke Microsoft Teams agar diskusi dan dokumen tidak tersebar di email. Proyek selesai tiga bulan kemudian, tetapi akun tamu masih berada di tim dan tetap dapat melihat file yang pernah dibagikan. Tidak ada yang merasa bertanggung jawab untuk menutup akses.
Akses tamu Microsoft Teams membantu perusahaan berkolaborasi dengan pihak luar di dalam tim, kanal, rapat, dan file yang diberikan. Kemudahan tersebut perlu diikuti pemilik, batas ruang kerja, serta proses peninjauan. Undangan tamu bukan akses permanen yang boleh dibiarkan tanpa evaluasi.
Bedakan guest access dan external access
Microsoft Teams menyediakan beberapa cara berinteraksi dengan pihak luar. External access terutama digunakan untuk menemukan, chat, melakukan panggilan, dan rapat dengan pengguna organisasi lain. Guest access menambahkan pihak luar ke dalam tim sehingga mereka dapat mengakses sumber daya yang diberikan, termasuk file.
Pilih guest access Teams ketika pihak luar benar benar perlu menjadi bagian dari ruang kerja proyek. Jika kebutuhan hanya percakapan atau rapat, jangan otomatis menambahkan akun ke tim dan pustaka dokumen.
Buat ruang kerja dengan cakupan terbatas
Untuk kolaborasi eksternal Microsoft 365, hindari mengundang vendor ke tim internal yang memuat percakapan serta file berbagai proyek. Buat ruang kerja yang jelas berdasarkan proyek atau hubungan kerja, lalu pindahkan hanya informasi yang diperlukan.
Nama tim, deskripsi, pemilik, tujuan, dan perkiraan tanggal selesai perlu dicatat. Struktur ini memudahkan peninjauan ketika proyek berakhir atau penanggung jawab berganti.
Atur izin berdasarkan kebutuhan
Izin tamu Teams dapat berbeda dari anggota internal dan bergantung pada kebijakan administrator, pengaturan tim, SharePoint, serta identitas. Tentukan apakah tamu boleh membuat kanal, menghapus pesan, atau menjalankan tindakan lain sesuai kebutuhan dan risiko.
Terapkan kontrol akses tamu dengan prinsip akses seperlunya. Pihak luar yang hanya meninjau satu dokumen tidak perlu melihat seluruh pustaka. Jangan menjadikan pengaturan paling longgar sebagai standar untuk semua proyek.
Pahami lokasi file dan hak berbagi
File kanal Teams tersimpan pada lokasi SharePoint yang terkait. Karena itu, berbagi file dengan vendor juga perlu mempertimbangkan pengaturan situs, jenis tautan, izin baca atau edit, serta kemampuan penerima membagikan kembali.
Hindari tautan yang dapat diteruskan kepada siapa saja ketika dokumen membutuhkan identitas penerima. Tinjau pula folder lama, versi dokumen, dan informasi sensitif sebelum tamu ditambahkan.
Gunakan identitas yang dapat dikelola
Pada skenario guest access, Microsoft Entra B2B membuat identitas tamu yang dapat dikelola pada direktori. Administrator dapat menerapkan kebijakan yang relevan, melihat aktivitas tertentu, dan menghapus akses ketika tidak lagi diperlukan, sesuai lisensi serta konfigurasi.
Pastikan alamat email undangan benar dan milik pihak yang berwenang. Untuk vendor dengan beberapa anggota, jangan berbagi satu akun. Setiap orang perlu mempunyai identitas sendiri agar aktivitas dan penutupan akses dapat ditelusuri.
Tetapkan pemilik internal
Setiap tim dengan pihak luar memerlukan setidaknya satu pemilik internal yang aktif. Pemilik memahami siapa yang diundang, alasan akses, file yang tersedia, dan tanggal peninjauan. Ketika pemilik pindah tugas, tanggung jawab harus dialihkan.
Keamanan kolaborasi eksternal tidak dapat bergantung hanya pada administrator pusat. Pemilik bisnis mengetahui kapan kontrak berakhir, ruang lingkup berubah, atau seseorang tidak lagi bekerja untuk vendor.
Jadwalkan review akses
Review akses pengguna eksternal dapat dilakukan berkala berdasarkan durasi proyek dan sensitivitas data. Tanyakan apakah tamu masih aktif, masih membutuhkan seluruh akses, dan masih berada pada organisasi yang sama.
Fitur access review pada layanan identitas tertentu dapat membantu proses sertifikasi ulang, tergantung paket dan konfigurasi. Perusahaan tetap perlu menentukan siapa yang menilai serta bukti apa yang digunakan.
Bersihkan akses setelah pekerjaan selesai
Mengeluarkan seseorang dari satu tim belum tentu sama dengan menghapus identitas tamu dari direktori. Proses hapus akun tamu perlu mempertimbangkan apakah akun masih digunakan pada tim, grup, situs, atau aplikasi lain.
Dokumentasikan tanggal penutupan, pihak yang menyetujui, dan lokasi data yang perlu dipertahankan. Jangan menghapus dokumen proyek hanya karena akun luar sudah ditutup. Retensi informasi mengikuti kebijakan perusahaan.
Actifficient membantu perusahaan mengevaluasi Microsoft 365, struktur kolaborasi, dan tata kelola akses berdasarkan proses kerja tim melalui portofolio solusi Microsoft 365. Jika organisasi Anda ingin menata akses vendor tanpa membuka ruang kerja terlalu luas, hubungi Actifficient untuk konsultasi. Siapkan daftar proyek, jenis vendor, pemilik internal, dan contoh file agar kebutuhan dapat dipetakan secara tepat.